关于印发《上海市住房保障和房屋管理局档案管理暂行规定》的通知

关于印发《上海市住房保障和房屋管理局档案管理暂行规定》的通知

沪房管〔2010〕148号

市局机关各处室、局属各事业单位，各区县住房保障房屋管理局:

为了加强住房保障房屋管理系统档案的规范化管理，现将《上海市住房保障和房屋管理局档案管理暂行规定》印发给你们，请认真按照执行。

上海市住房保障和房屋管理局

二○一○年五月十日

上海市住房保障和房屋管理局档案管理暂行规定

一、总　 则

　　第一条　为了加强上海市住房保障和房屋管理局（以下简称“市房管局”）及其直属单位档案的科学管理，有效地保护和开发利用各类档案，充分发挥档案在国民经济和社会发展中的作用。根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和《上海市档案条例》，结合本局的实际情况，制订本暂行规定。

　　第二条　市房管局及其直属单位档案管理机构或部门管理和利用档案的，适用本暂行规定。

　　各区（县）房管局及其直属单位的档案管理机构或部门参照本暂行规定制订本机构或部门的专业档案管理细则，并报市房管局档案管理机构备案。

　　本暂行规定所称档案是指市房管局及其直属单位在住房保障和房屋管理工作中形成的具有保存和利用价值的各种文字、图纸、表册、卡片、电子文档、声像、实物等不同载体的历史记录。档案的种类包括文书档案、专业档案、会计档案、科研档案、基建档案、设备档案、声像档案、电子档案和实物档案等。

　　第三条　档案应根据集中统一管理的原则做到完整保管、科学整理、有效利用。

二、档案管理机构及其职责

　　第四条　市房管局档案管理机构负责本暂行规定的实施。

　　市房管局机关各处室及其直属单位制订所属房管业务的文件材料的管理细则，需经市房管局档案管理机构审核同意后共同实施。

　　第五条　市房管局档案管理机构的职责：

　　（一）贯彻执行国家及地方档案工作的法律、法规和方针政策；

　　（二）负责行使市房管局机关档案室的职能；

　　（三）负责制订本机关及其直属单位档案管理的各项规章制度、业务规范和技术标准，并组织实施；

　　（四）集中统一管理本机关及其直属单位的档案。负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用工作，负责组织档案的理论研究工作；

　　（五）负责档案的信息化工作并制订相关的信息化标准；

　　（六）对本机关及其直属单位档案管理工作、各区（县）房管局及其直属单位房管专业档案管理工作实行业务指导，并定期对专（兼）职档案管理工作人员进行培训。

三、档案的管理和利用

　　第六条　市房管局及其直属单位在住房保障和房屋管理工作中形成的应归档的文件材料，由其职能部门在业务办理完毕后负责收集、整理、立卷，定期交市房管局档案管理机构集中管理。移交时，应制订档案移交目录，经双方确认签字。

　　第七条　文件材料应当根据《上海市住房保障和和房屋管理局档案分类目录》，按照收集齐全，整理完整，排列有序的要求归档。

　　第八条　电子文件目录应与实体文件同时归档，影像文件也应及时归档。

　　第九条　市房管局档案管理机构按下列规定接收档案，并负责保管和利用：

　　（一）市房管局机关各处室在业务办理完毕后，将应归档的文件材料在一周内向市房管局档案管理机构移交；

　　（二）市房管局直属事业单位在业务办理完毕后，将应归档的文件材料满二年向市房管局档案管理机构移交。

　　第十条　市房管局档案管理机构应当配置适宜保管档案的专门库房和设施，采用现代先进技术设备，按照国家和本市的规定接收、整理、保管档案，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。

　　第十一条　公民、法人和其他组织凭身份证、工作证和介绍信等合法有效证明，可以查阅利用已经开放的档案。

　　第十二条　市房管局档案管理机构应定期进行档案的鉴定工作。

　　第十三条　市房管局档案管理机构应准确统计档案、资料的收进和移出、全宗和案卷数量、利用等情况，及时向市房管局报送档案管理工作基本情况。

四、奖　 惩

　　第十四条　有以下行为之一的，根据情节的轻重由市房管局及有关单位对直接责任人和其他责任人给予责任追究：

　　（一）无正当理由拒不移交或未在规定时间内按要求移交应归档的文件材料、实物的；

　　（二）无正当理由拒绝接收应归档的文件材料、实物的；

　　（三）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

　　（四）其它未尽行为按国家有关规定执行。

　　第十五条　对在档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人，由市房管局及有关单位根据实际情况给予奖励。

五、附　 则

　　第十六条　本暂行规定未尽事项按国家有关档案管理规定实施。

　　第十七条　本暂行规定自印发之日起实施。

附件：

1、上海市住房保障和房屋管理局档案查阅办法

2、上海市住房保障和房屋管理局档案鉴定办法

3、上海市住房保障和房屋管理局档案库房管理办法

4、上海市住房保障和房屋管理局文件材料归档办法

5、上海市住房保障和房屋管理局档案保密制度

附件1

上海市住房保障和房屋管理局档案查阅办法

　　第一条　为了规范上海市住房保障和房屋管理局（以下简称“市房管局”）及其直属单位档案的查阅利用工作，充分发挥档案在国民经济和社会发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《上海市档案条例》及《上海市住房保障和房屋管理局档案管理暂行规定》，结合本局的实际情况，特制订本办法。

　　第二条　公民、法人和其他组织查阅利用市房管局及其直属单位的档案应遵循本办法。

　　第三条　公民、法人和其他组织凭介绍信、工作证和身份证等合法有效证明，可以查阅利用已经开放的档案。

　　第四条　查阅利用未开放的档案：

　　（一）房屋权利人查阅与该房屋产权有关的专业档案，需出具该房房产证明及权利人身份证明，代理人应出具经公证的代理证明和本人身份证；权利人是单位的，需出具单位介绍信、房产证明和查阅人身份证件；

　　（二）房屋权利的继承人、受赠人查阅利用与本人相关的房屋档案需出具经公证的继承、赠与关系的证明和继承人、受赠人的身份证，代理人还应出具经公证的代理证明和本人身份证；

　　（三）公证机构、仲裁机构应当由其指定的查阅人提交当事人申请公证、仲裁的证明和公证机构、仲裁机构出具的证明以及查阅人的工作证件；

　　（四）仲裁、诉讼案件中受当事人委托的律师因调查取证利用档案的需出具律师证明、当事人委托证明以及法院调查令，查阅法院调查令中指定的档案内容；

　　（五）国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关和纪检部门查阅利用档案需由其指定的查阅人出具所在机关介绍信、查阅人工作证或证明利用档案必要性的相关文件；

　　（六）查阅保密档案按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理；

　　（七）查阅利用房产总登记和地籍普查以后的房地产登记档案、权属档案，按照《上海市房地产登记资料查阅暂行规定》（沪府[1998]26号），收费标准依据《关于同意调整本市房地产登记、资料查阅收费项目及标准的复函》（沪价商[2005]007号、沪财预联[2005]004号）文件有关规定执行；

　　（八）查阅利用公房档案，按照《关于将本市公房资料列为保密资料的通知》（沪房地资公[2006]314号）文件有关规定执行；

　　（九）查阅利用私房落政档案，需经市房管局私房落政部门出具的书面证明方可查阅。

　　第五条　查阅利用档案必须填写《档案查阅登记表》（见附件1），并提交有关证件，经档案工作人员核实后，在规定场所内阅卷。

　　第六条　为保护档案原件，可以利用电子档案的，一般不提供原件。

　　查阅档案原件者要爱护档案材料，不得圈注、涂改、抽取、污损、揉折及毁坏档案。

　　第七条　查阅档案需要复制件的，必须经查档工作人员核定内容后方可提供，复制件一般只提供结论性文件及相关凭证。查阅重要、珍贵的档案，可以用扫描件或者复制件代替原件。复制件加盖“上海市住房保障和房屋管理局档案查阅专用章”的，具有与档案原件同等效力。

　　第八条　市房管局及其直属单位内部人员因工作需要，要求查阅、借用档案原件的，必须由查阅、借用部门提出查阅、借用内容，填写《档案查阅借用单》（见附件2），由查阅、借用部门负责人签署意见后查阅、借用。借用时间为一周，如确实需要延用，须填写理由，经查阅、借用部门负责人签署意见后续借。

　　第九条　符合查阅条件而未查到相关档案的，由市房管局档案管理机构出具相关证明（见附件3）。

　　第十条　利用档案时如违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《上海市档案条例》中的相关规定，将依法追究其责任。

　　第十一条　利用档案涉及收费的，按上海市财政局、上海市物价局核定的标准收取费用。

　　第十二条　市房管局及其直属单位档案管理机构或部门按照本办法执行，各区（县）房管局及其直属单位参照本办法执行。

第十三条　本办法自印发之日起实施。

附件：

（1）档案查阅登记表

（2）档案查阅借用表

（3）证明

附件（2）

档案查阅借用单

查阅借用日期：　　　 年　　　 月　　　 日　　　　　　 查阅借用登记号：

查阅借用人姓名

查阅借用部门

部门电话

手机

查阅借用内容

查阅借用档号

查阅借用部门领导签注

接待人

续借

理由

查阅借用部门领导签注

接待人

归还相关档案

归还

日期

接待人

备注

上海市住房保障和房屋管理局监制

附件（3）

证　　 明

××：

根据您提供的查阅条件，经工作人员查证，截至××年×月×日，关于××××的档案信息，不在本部门存放。

特此证明。

　　　　　　　　　　　　 单位名称（盖章）

　　　　　　　　　　　 ××××年×月×日

上海市住房保障和房屋管理局档案鉴定办法

　　第一条　为了优化上海市住房保障和房屋管理局（以下简称“市房管局”）及其直属单位库藏档案的质量，充分发挥资源和设备的有效性，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《上海市档案条例》及《上海市住房保障和房屋管理局档案管理暂行规定》，结合本局的实际情况，特制订本鉴定办法。

　　第二条　市房管局档案管理机构应当定期对库藏中已超过保管期限的实体档案进行鉴定。依据国家有关《档案保管期限表》和本局制订的《上海市住房保障和房屋管理局档案分类目录》等，对保管期限需要修改的档案提出修改意见；对没有保存价值或已到保管期限且无保存、利用价值的档案登记造册，提出销毁意见，并做好相应的标识工作。

　　第三条　市房管局档案管理机构应当组织成立档案鉴定工作小组开展档案鉴定工作。档案鉴定工作小组由档案管理机构领导、档案管理机构相关科室负责人及业务人员、形成档案的职能部门主要负责人及业务人员组成。

　　第四条　对经鉴定认为有保存和利用价值的档案，鉴定工作小组出具鉴定工作报告（见附件1），提出开放、解密或变更保管期限的意见或建议，小组成员在报告上签字，并由档案管理机构负责人审批。

　　第五条　对经鉴定认为无保存和利用价值的档案，鉴定工作小组出具鉴定工作报告（见附件1），提出销毁意见，小组成员在报告上签字，由档案管理机构负责人审核，并上报局分管领导审批。销毁时以全宗为单位编制《档案销毁登记清册》（见附件2），实行统一销毁。相应的电子档案在档案管理信息系统内注销，置于其它库内，无特殊情况不得查阅。

　　第六条　实体档案销毁须在指定的场所内进行，由两名监销人员（形成档案的职能部门和档案管理机构工作人员各一名）现场监销。监销人员要核对销毁清册与销毁档案内容、数量一致后，再行销毁。销毁后，在销毁清册上签名备案，并将销毁情况报告局分管领导。

　　第七条　档案鉴定、销毁工作结束后，档案管理机构应及时做好档案整理、检索工具调整等处理工作。档案销毁清册和鉴定工作报告、审批意见应立卷归档，由市房管局档案管理机构永久保存。

　　第八条　市房管局档案管理机构按照本办法执行，各区（县）房管局及其直属单位参照本办法执行。

　　第九条　本办法自印发之日起实施。

附件：

（1）档案鉴定工作报告

（2）档案销毁登记清册

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

附件（1）

档案鉴定工作报告

档案鉴定工作

起止日期

档案鉴定工作小组成员

姓　 名

部　 门

鉴定工作目的和要求

档案鉴定内容

档案鉴定意见

小组成员签字

领导意见

部门分管领导意见

档案管理机构领导意见

局分管领导意见

上海市住房保障和房屋管理局监制

附件（2）

档案销毁登记清册

序号

档号

责任者

文号

题名

日期

页数

保管期限

上海市住房保障和房屋管理局监制

上海市住房保障和房屋管理局档案库房管理办法

　　第一条　为了确保上海市住房保障和房屋管理局（以下简称“市房管局”）及其直属单位各类档案的安全，最大限度地延长档案的寿命，加强档案库房的科学管理，更好地为政府部门、行业及公众提供优质、便捷、安全的档案资料信息服务，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《上海市档案条例》及《上海市住房保障和房屋管理局档案管理暂行规定》，结合本局的实际情况，特制订本办法。

　　第二条　档案库房技术管理应贯彻“以防为主，防治结合”的原则，做好防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等“八防”措施。

　　第三条　档案库房的管理工作，应有专人负责。由一名科室负责人分管档案库房的技术管理工作，负责落实档案库房技术管理的规章制度，组织开展各项管理工作。

　　第四条　档案库房应由专门人员出入，其他人员进入库房，需经部门负责人同意、签字，在管理库房的专人陪同下才能进入。并做好进出入库房的记录。

　　第五条　新建库房竣工后，应经6～12个月干燥后，方可将档案入库。档案库房编号的基本原则是：由外及里、自下而上、从左到右。

　　第六条　库房内的档案采用统一装具。档案装具的具体排列应注意整齐一致、避光通风、空间合理的原则。档案装具的编号方式一般按照保管机构或库房房间为单元进行。编号方法为：自门口起从左至右编架（柜）号，每个架（柜）也应自上而下编格号。　

　　第七条　库房内全宗的排列应体现简便、实用、便于管理的原则，可按全宗进馆的先后顺序排列和按馆内全宗的全宗群进行分类存放。

　　第八条　库房“防光”措施：

　　（一）档案库房宜选用白炽灯做人工照明光源，照度不超过100勒克斯。如采用荧光灯时，应对紫外线进行过滤；

　　（二）档案库房不宜采用自然光源，有外窗时应有窗帘、窗板等遮阳措施，档案在任何情况下均应避免阳光直射。

　　第九条　库房“防高温与防潮”措施：

　　（一）档案库房及库外应科学地安设温湿度记录仪表，潮湿地区应配备去湿机，库房应安装空调设备；

　　（二）档案库房（含胶片库、磁带库）的温度应控制在14～24℃，有设备的库房日变化幅度不超过±2℃；相对湿度应控制在45～60%，有设备的库房日变化幅度不超过±5%。保存母片的胶片库温度应控制在13～15℃,相对湿度应控制在35～45%。

　　第十条　库房“虫霉防治与防尘”措施：

　　（一）市房管局档案管理机构应设消毒室或消毒箱，新接收进馆的档案经消毒、除尘后方能入库；

　　（二）建立定期虫霉检查制度，发现虫霉及时处理；

　　（三）配备吸尘器，加密封门或过渡门，除尘与防尘结合。可设置空气过滤装置，防止污染气体进入库房；

　　（四）注意档案库房周围环境，对影响、恶化库房环境的污染源，应采取措施，及时清除。

　　第十一条　库房“防火与防盗”措施：

　　（一）档案库区必须配备适合档案用的消防器材，并按设备要求定期检查、更换；

　　（二）安全使用电器设备，定期检查电器线路。库内严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆物品；

　　（三）档案库房宜安装火警及防盗报警装置，并有切实可行的防盗措施。

　　第十二条　对库藏档案应经常进行检查，包括档案的完整程度，实有档案数量是否与登记簿中的数量相符，档案的调出和归还是否履行了相关手续。如发现问题，应及时报告，随时纠正，并采取措施予以处理。

　　第十三条　市房管局档案管理机构应当每年定期对库藏档案进行一次抽样检查，检查档案是否有霉变、虫蛀、损坏等情况，及时修补破损褪色、霉变档案。

第十四条　市房管局档案管理机构按照本办法执行，各区（县）房管局及其直属单位参照本办法执行。

第十五条　本办法自印发之日起实施。

上海市住房保障和房屋管理局文件材料归档办法

　　第一条　为了加强上海市住房保障和房屋管理局（以下简称“市房管局”）及其直属单位各类档案的管理，保证各单位各部门文件材料的及时归档和归档文件的齐全完整，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《上海市档案条例》及《上海市住房保障和房屋管理局档案管理暂行规定》，结合本局的实际情况，特制订本归档办法。

　　第二条　本办法所指归档文件是指市房管局及其直属单位在住房保障和房屋管理工作中形成的办理完毕的应作为档案保存的各种纸质、电子及图像等文件材料。

　　具体归档内容按照《上海市住房保障和房屋管理局档案分类目录》执行，并区分不同的文件价值，确定保管期限，以便于保管和利用。归档的文件要求完整齐全，分类正确。

　　第三条　市房管局及其直属单位各部门形成的应归档的文件材料采取即时归档的方式，以文件材料归档作为业务办结的标志；直属单位的文件材料满二年定期向市房管局档案管理机构移交。

　　第四条　市房管局及其直属单位各部门的负责人是确保文件材料完整齐全的第一责任人。

　　第五条　市房管局及其直属单位各部门业务办结后即由业务部门专（兼）职档案人员（以下简称“移交人员”）将文件材料向市房管局档案管理机构或部门接收人员（以下简称“接收人员”）移交。

　　（一）移交人员对文件材料核对整理，确认无缺件后，列出文件材料清单（一式二份）作为移交清单，移交清单永久保管；

　　（二）接收人员将文件材料与移交清单逐一核对，确认无误后接收；

　　（三）双方在移交清单上签字，文件材料正式移交市房管局档案管理机构或部门归档。

　　第六条　已建立电子文件档案管理系统的单位，应将归档的电子文件与纸质文件标引一致，同时归档。

　　第七条　整理完整的各类文件材料归档后，由市房管局档案管理机构对文件材料进行信息化处理后入库，并及时提供档案利用。

　　第八条　市房管局及其直属单位档案管理机构或部门按照本办法执行，各区（县）房管局及其直属单位参照本办法执行。

　　第九条　本办法自印发之日起实施。

上海市住房保障和房屋管理局档案保密制度

　　第一条　为严格保守国家机密，维护上海市住房保障和房屋管理局（以下简称“市房管局”）及其直属单位各类档案的完整与安全，根据国家保密法的有关规定，特制订本制度。

　　第二条　市房管局及其直属单位档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法的规定，遵守保密纪律，明确保密职责，树立保密观念，保守档案机密。

　　第三条　按照保密法规定的密级要求，实施对档案的保密管理，由市房管局档案管理机构定期对档案保密工作进行检查。

　　第四条　市房管局及其直属单位档案工作人员对所保管的档案必须严格执行保密纪律，做到安全存放，妥善保管，防止失散和遗失。

第五条　对保密档案要严格控制调阅范围，按照有关规章制度提供利用。

第六条　保密文件及专业档案的有关内容，未经批准不得私自复制擅自外传。

第七条　对保管期满、失去保存价值的档案要按规定进行销毁，不得随意丢弃。

第八条　发生失密、泄密和档案被盗事件时，应立即报告主管领导和市房管局保密委。对违反保密规定、造成失、泄密和被盗密者，由市房管局和有关单位按其性质及情节给予严肃处理。

第九条　市房管局及其直属单位档案管理机构或部门按照本制度执行，各区（县）房管局及其直属单位参照本制度执行。

第十条　本制度自印发之日起实施。

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