关于做好第二轮土地承包经营档案工作的通知

　　云档联字〔1999〕第4号

　　各地、州、市、县档案局、农业局、农经管理局(站)：

　　根据党中央、国务院和省委、省政府的部署，我省第二轮延长农村土地承包期工作已全面开展，稳定土地承包关系，是党的农村政策的基石，是一项跨世纪的影响几代人的工作。做好第二轮土地承包经营档案的完整收集、规范整理、安全保管和有效利用的工作，对于巩固党在农村的基本政策不动摇，对于农村经济和社会的发展、稳定，对于维护农民的合法权益等，都有十分重要而深远的意义。为做好我省第二轮土地承包经营的档案工作，认真贯彻落实党的十五届三中全会和省委六届七次全会关于进一步加强农业和农村工作的方针政策，根据《土地法》、《档案法》和《云南省档案条例》等法律、法规的要求，现将有关规定通知如下：

　　一、各级农业行政主管部门和档案行政主管部门应将土地承包经营档案工作纳入议事日程，在部署、检查、验收延长土地承包期工作的同时部署、检查、验收土地承包经营档案工作。

　　二、各级农村经营管理站，要明确机构或指定专人负责土地延包工作中各种文字、图表、声像等档案材料的收集、整理、立卷和归档，同时对下级土地延包经营部门的档案工作进行监督和指导。对国家规定应当归档的文件材料(见附件一)，任何部门或个人不得据为己有或擅自销毁。

　　三、为了维护第二轮土地承包经营合同的严肃性，严格合同规范化管理，承包工作形成的档案材料按以下规定保存：承包方保存各自的《土地经营权证书》、《土地承包合同书》;发包方保存相关的文件材料和土地经营权证登记表、《土地承包合同书》;乡镇合同管理机构保存相关的文件材料和土地经营权证登记表、《土地承包合同书》;县级农村经营管理站收集、整理相关的文件、一套《入户调查登记表》(即《农村承包土地调查表》)和土地经营权证登记表、《土地承包合同书》，在土地延长承包期工作结束后，移交同级档案馆保管。

　　四、各级档案行政管理部门，要加强土地承包经营档案工作的监督、指导，要积极配合各级农村经营管理站做好人员培训和业务指导工作，督促土地承包经营档案的规范整理和安全保管，并以此为切入点，建立村级档案工作，健全乡镇档案工作体系。

　　五、各级农业行政主管部门应安排必要的档案工作专项经费，以保证土地承包经营档案的整理、人员培训、安全保管和监督、指导工作的顺利开展。

　　六、各地在验收土地延包工作时，应将档案工作作为土地延包工作的重要成果进行验收，核实档案收集是否齐全、材料是否真实、整理是否规范、保管是否安全(见附件二)，善始善终地抓好土地承包经营档案工作。

　　七、县级农业行政主管部门和档案行政管理部门，联合对土地承包经营档案工作进行验收，验收结束后，应进行专项总结并书面报告地州市农业行政主管部门和档案行政管理部门。地州市农业行政主管部门和档案行政管理部门汇总本地区土地承包经营档案工作情况后，书面报告云南省农业厅和云南省档案局。

　　附件：一、《土地承包经营档案归档范围及保管期限》;

　　二、《土地承包经营档案案卷质量要求》。

　　云南省档案局

　　云南省农业厅

　　一九九九年一月二十八日

　　附件一：

　　土地承包经营档案归档范围及保管期限

　　凡是反映本级土地延包工作活动，具有查考利用价值的文字、图表、声像等材料，均属归档范围，同时依照国家关于档案保管期限的规定，相应划定保管期限。

　　一、上级土地延包工作的文件材料：

　　1. 上级颁布的需要贯彻执行的政策性文件、宣传资料，上级召开的工作会议的主要文件材料; 长期

　　2. 上级领导视察、检查本级土地延包工作的重要指示、照片、有保存价值的录音录像，上级报刊报道本级土地延包工作的材料。 永久

　　二、本级土地延包工作的文件材料：

　　1. 本级召开的重要会议的通知、名单、议程、报告、纪要、领导讲话、有关声像材料等; 永久

　　骨干培训教材、会议小结、记录、简报; 长期

　　2. 本级工作的计划、实施方案、总结、报告、领导小组及办公室、工作组成员名单等;

　　永久

　　阶段小结、简报、情况反映等; 长期

　　3. 《农村承包土地调查表》、《农村承包土地情况汇总表》、《土地承包合同书》、《土地承包经营权证书》等各种图表、证书; 永久

　　4. 本级的请示与上级的批复，下级的请示、报告与本级的批复、批示，

　　重要的; 永久

　　一般工作问题的; 长期

　　5. 本级编印的反映土地延包工作的出版物定稿和样本，反映本级工作的主要声像材料; 永久

　　6. 本级处理的来信来访材料，有省以上领导人批示并有处理结果的; 永久

　　其他有处理结果的; 长期

　　7. 受县级以上表彰的先进集体和个人的材料; 永久

　　8. 延包主体之间协商工作的往来材料，本级延包工作结束后的财产、物资、档案等交接凭证; 长期

　　三、下级土地延包工作的文件材料：

　　下级部门报送的工作计划、总结、典型材料及重要的备案材料等。 长期

　　附件二：

　　土地承包经营档案案卷质量要求

　　归档的土地承包经营档案，应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

　　一、归档的文件材料的种类、份数及每份文件的页数应齐全完整，尤其是印件与定稿、批复与请示等不得分开。

　　二、文件的字迹材料应使用碳素墨水、蓝黑墨水，杜绝圆珠笔、颜色笔、铅笔及复写等不耐久的字迹材料。文字及数据更改时，应采用杠改并加盖经办人印记，不得使用涂改液涂改。

　　三、卷内密不可分的文件应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;印件在前，定稿在后。入户调查表、土地承包合同书应以村、组为序排列。

　　四、卷内文件材料应按排列顺序，在有字迹页面的右上角和左上角依次编写页号，并按规定格式逐件填写卷内目录一式三份，并将其中一份置于卷首，其余二份汇编全引目录。

　　五、声像材料应用文字标引出摄录对象、时间、地点、主题内容和责任者。

　　六、立卷人、检查人的姓名和工作时间，应填写在卷尾的备考表内，卷内文件情况有需说明的，也应填写在表内。

　　七、案卷封皮，应逐项填写清楚，案卷题名应控制在50个字以内。案卷题名由责任者、内容和文件名称构成，应简明、准确，字迹要工整并使用耐久的字迹材料书写。

　　八、案卷装订前应去掉金属物，褪变破损文件应进行抢救。案卷采用三孔一线的方法装订。

　　九、案卷全部装订完毕后，应按不同的门类、载体和不同的保管期限分别排列。并在档案行政管理部门的指导下编制档号、填写案卷目录、汇编全引目录。

　　十、档案的卷皮、案卷目录、卷内目录，应使用档案行政管理部门监制的符合国家标准的装具材料。